TERATAK ISKANDAR-part 3-Sistem Rekod

Bumi Mesir pada satu zaman dahulu cukup terkenal dengan industri pembuatan kertas daripada pokok papyrus yang banyak terdapat di tepi cabang-cabang sungai Nil. Oleh kerana itu tidak hairanlah sekiranya kita lihat segala maklumat penduduknya di simpan dalam bentuk “soft copy” bukannya “hard copy” di pejabat imigresen. Begitu juga dengan persatuan. Setakat ini proses penyimpanan maklumat lebih kepada bentuk “hard copy” yang berbentuk borang-borang keahlian, laporan-laporan mesyuarat serta segala kertas kerja program yang di jalankan samada dahulu, kini mahupun yang akan datang. Semua helaian-helaian ini disimpan dengan cukup rapi oleh setiausaha yang dilantik setiap tahun di rumah mereka.

Bilangan borang, laporan-laporan mesyuarat dan kertas kerja yang semakin bertambah, memerlukan satu bentuk ataupun proses penyimpanan maklumat yang lebih tersusun dan efisyen wajar sama sekali untuk kita wujudkan. Ini adalah supaya tidak berlaku sebarang keciciran, kehilangan mahupun kerosakan ketika berada dalam penjagaan setiausaha. Pada masa yang sama, sebarang rujukan yang ingin dilakukan akan menjadi lebih mudah dan tersusun. Kewujudan sistem pemfailan yang efisyen dan tersusun adalah menjadi idaman setiap organisasi.

Bukanlah persatuan mengada-ngada ataupun mementingkan diri sendiri apabila bercakap mengenai hal ini. Ini adalah kerana daripada sekecil-kecil organisasi hingga ke sebesar-besar tiap-tiap jemaah itu seharusnya mempunyai sistem pemfailan yang teratur rapi. Begitu juga dengan PCI. Bukankah semua ahli persatuan mendambakan PCI yang mantap?

Kepentingan pusat organisasi

Pada zaman Rasulullah S.A.W., rumah Abu Abdillah al-Arqam bin Abi al-Arqam menjadi pilihan Rasulullah dalam melaksanakan dakwah baginda mahupun perancangan-perancangan dalam memajukan Islam. Jelas di sini bahawa untuk melihat organisasi persatuan menjadi lebih baik, sebuah tapak iaitu rumah persatuan perlu diwujudkan untuk dijadikan sebagai tempat perkumpulan. Apabila kita berbincang mengenai hal ini, bukanlah semata-mata mesyuarat antara AJKT yang sebulan sekali diadakan itu, tetapi segala bentuk perkumpulan yang baik seperti mesyuarat-mesyuarat ad-hoc pelaksana program, mesyuarat di antara unit-unit persatuan seperti UPI, UPP, SAL, EKONOMI, AKADEMIK, PERUMAHAN, mesyuarat antara SR, mesyuarat “batch”, mesyuarat antara Muhafazah dan segala bentuk mesyuarat.

Setakat ini apabila mesyuarat AJKT mahupun ad-hoc pelaksana program ingin di adakan, sering berlaku dilema di manakah kawasan yang cukup sesuai untuk di adakan mesyuarat itu. Kebiasaannya sebelum ini di adakan di mana-mana rumah ahli dan sejak kebelakangan ini di adakan di bilik kaca asrama yang merupakan kawasan yang cukup selesa. Namun kini, segala-galanya sudah pun berubah….

Menjaga hati

Sesungguhnya melaksanakan mesyuarat di rumah ahli menimbulkan perasaan tidak selesa kepada tuan rumah itu sendiri dan ahli-ahli mesyuarat. Kadang-kala ada isu yang perlu dibincangkan antara ahli mesyuarat sahaja tanpa perlu orang luar mendengarnya. Dengan berat hati kita terpaksa meminta tuan rumah untuk keluar sebentar ke rumah rakannya sementara mesyuarat dijalankan. Kadang-kala juga mereka berasa segan dan keluar dengan sendirinya apabila mesyuarat berlangsung.

Penggunaan bilik kaca pula semakin menjadi tidak relevan apila kita perlu meminta izin daripada KSP untuk menggunakannya. Persoalan yang timbul adalah, bukan setiap kali kita minta untuk menggunakan kawasan KSP, terus sahaja boleh kita gunakannya. Ada hari-hari dimana pelanggan mereka ramai dan mereka membutuhkan ruangan tersebut untuk dijadikan tempat niaga mereka. Maka terpaksalah kita menunda mesyuarat ataupun mencari tempat yang lain.

Tambahan pula selepas segala kerusi dan meja KSP siap untuk disusun aturkan, kesemua ruang bawah asrama akan dipenuhi dengan kerusi meja mereka. Maka semakin sukarlah untuk kita menggunakan kawasan tersebut. Jadi tidak mahu tidak, segala bentuk mesyuarat perlu dipindahkan kembali ke rumah-rumah pelajar. Namun perkara ini dapat di selesaikan dengan adanya rumah persatuan. Persatuan percaya ini akan memudahkan ad-hoc-ad-hoc pelaksana program yang rata-ratanya adalah ahli persatuan yang bukan menjadi AJKT untuk mengadakan mesyuarat mereka demi kepentingan ahli yang lain umumnya.

Dalam masa yang sama, rumah persatuan boleh dijadikan sebagai tempat perkumpulan seperti kelas tambahan, “study group”,Smart Circle dan berbagai-bagai lagi perkara bermanfaat yang boleh sama-sama kita gerakkan. terdapat satu kisah yang ingin dibawa disini dimana boleh sama-sama kita renungkan.

Kisah LCD projektor

Sebelum ini LCD projektor tidak wujud di kalangan ahli persatuan. Maka segala program yang dijalankan tidak pernah melibatkan penggunaan projektor. Namun pada tahun ini, apabila saudara Farhan membeli LCD projektor dan sudi untuk meminjamkan kepada persatuan dalam memanfaatkannya, hampir segala program yang dijalankan kini telah menggunakan LCD projektor. Daripada program seperti Pursuit of Excellent hinggalah ke, jamuan section, SC, PES, motivasi dan sebagainya.

Pengajaran yang boleh kita dapati di sini adalah, manusia itu seringkali menolak 100% apa yang tidak pernah dilihat oleh sepasang matanya pada waktu itu, dan manusia juga seringkali menyatakan perkara yang baru itu sebagai”ini adalah sesuatu mustahil!!” tanpa ingin mencuba terlebih dahulu, tanpa ingin mengkaji keberadaan untuk benda yang baru itu wujud. Kami percaya apabila tersergam indahnya rumah persatuan suatu hari nanti, dengan sendirinya kita akan dapat memanfaatkan bentuk penggunaannya secara maksimum selain apa yang telah dicadangkan oleh kami. InsyaALLAH.

It is better to look ahead and prepare than to look back and regret

Jackie Joyner-Kersee

.